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“工作做不完,事情理不清”:注意这4个效率杀手

时间:2021-10-22 15:15来源:未知 编辑:admin 点击:
经常听到不少职场人抱怨:每天事情做不完,浑浑噩噩,不知何处是个头。
 
造成忙碌且工作堆积的原因有很多,可能是工作难度太高,领导安排的工作太多,或是人员不足所导致。
 
但如果每天的忙碌让你苦不堪言,却又自感收获甚微,每天都做不完工作,只能加班加点完成。但身边的其他人则看上去明显比自己轻松多了的时候,你是否想过,很多时候并不是因为你不够努力,而是不够有效率呢?
 
今天在这里,为大家总结出了以下4个最影响工作效率的四大“杀手”,让大家一起看看下面这些情况是不是你!
 
01 . 

   工作中,最容易被忽略的4大效率杀手

 
1、 通讯类App,将时间碎片化
 
不知大家是否有过这样的体验?
 
早上刚到企业,开干不到十分钟,有个同事发消息过来说,这里的数据是不是不太对?你好好检查一下。又过几分钟后,另一个同事的“灵魂拷问”也紧跟而至:“今天中午吃啥?楼下新开的一家轻视沙拉听说还不错…”
 
不知不觉当中,思路被一再打断的同时,工作时间就这样被偷偷消耗掉的,变成零散的碎片化状态。
 
据调查统计,对于大多数八小时工作制的上班族而言,实际用于工作上的时间仅3小时。而其余大量的时间往往浪费在回复社交App,及浏览资讯、视频等APP上。
 
不得不说,即时通讯的迅猛发展,为大家带来前所未有便利的同时,滥用和过度依赖,也让其成为大家低效工作的头号陷阱。
 
让大家一天下来,看似做了很多事,但实际上除了回复领导客户:“好的,收到”,其他什么都没做完。
 
2、习惯性拖延,造成工作堆砌
 
每天工作都是大型拖延症晚期现场,明明只要动手就可以解决的活,偏偏要拖到最后的截止时间才匆匆完成,是许多职场人的真实写照。
 
由此带来的最直接的结果,便是造成工作的大量堆积,以至无法按时下班,甚至演变成带回家熬夜赶工,加班加点去完成工作任务的局面。
 
然而,企业里的事务往往是由多合作完成的,拥有“惯性拖延”症状的职场,不仅会让自己的工作与生活变得一塌糊涂、效率低下,而且极可能影响到整个企业和团队的运转。
 
3、过度完美主义,工作迟迟无法开展
 
曾有过这样一段“加班”的经历:
 
被领导分配担任一个重要活动展会的负责人,需要在一周时间内提交一份计划书。为了完成好这项工作,我花了很多精力琢磨流程,花了很多时间去搜集和整理资料,但五天时间过去,文档仍然只有“XX活动企划案”这几个字。
 
因为永远觉得准备不充分,于是没完没了地准备着。
 
如果也有过类似体验,就会知道,“我要做出经验众人的完美东西”即等同于被人诅咒。因为一旦被完美主义附身,首先意味的并不是更出色的成品,而是工作迟迟无法展开的结局。
 
4、害怕麻烦心理,不懂得借他人之力
 
同事小刘这几天的心态又崩了,不为别的,因为他连续花了好几个通宵,做出的一份报价单。今天突然被同事告知,原来他那里就有现成的模板,大部分内容都可以参考借鉴,只需要需修改几个数据即可。差点没让小刘吐出一口老血。
 
其实小刘遇到的这种现象并非个例。
 
包括职场上的很多职场新人,在完成领导分配下来的工作任务的时候,明明对里面的几个点心存疑惑,却因为不好意思询问,硬着头皮自己琢磨;或是在工作当中遇到难题,因为害怕麻烦同事,独自一人琢磨到头秃。
 
看似勤奋,实则多是无用功。
 
02 . 

   如何摆脱低效陷阱?

 
1、每日坚持对当下工作进行优先排序
 
曾在书上看过这样一个典故:美国内伯利恒钢铁企业总裁,因每天忙到没时间睡觉来处理企业事宜,却还是面临破产,于是向效率大师艾维利求助。
 
在近半个小时的交流中,艾维利耐心地听完其焦头烂额的倾诉后,拿出一张白纸,要求其写下第二天要做的全部事情。
 
几分钟后,白纸上满满当当记录了总裁先生的几十项要做的工作。
 
然后,艾维利请他仔细考量,并要求他按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他:“每天一开始,请你全力以赴做好标号为1的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴的做标号为2的事,依次类推…”
 
并建议他将此法推行至所有高管人员甚至是员工。
 
一年后,该企业竟然奇迹般地摆脱了危机,甚至一跃成为美国最大的独立钢铁厂。
 
值得注意的是,这并非一件虚构的故事,而是真实的经历。
 
许多时候,造成无限忙碌的原因往往不是因为你的懒惰,而是“过于勤奋”,从而陷入低效忙碌的里陷阱。
 
这个时候,不妨尝试一下艾维利的“6件事法则”,按重要程度给每天工作排序,用绝大部分精力去完成,保证自己每时每刻都在做当下最重要的事情,你会发现找到属于自己的时间更加容易。
 
2、给自己一段完整的时间,锁死目标
 
在《做高效实行者》一书当中,有这样一句话:完整的时间块是高效实行的必要基础。
 
它向完美揭示了一个深刻的职场道理,并非每一分每一秒都用来工作,才是对时间最大化的利用。因为任何事情开始,都需要一个“启动时间”,将完成一件事情的时间碎片化反而容易造成时间浪费。
 
许多时候,大家在工作当中,虽然有大概的工作计划,锁定好了目标,但这是远远不够的。因为在完成的过程当中,有太大的变数。可能突然有朋友打电话过来找你,突然有资讯推送你喜欢的爱豆恋情曝光,或是突然想来一份下午菜。
 
因此,光锁定目标还不够,还需要尽可能地锁死目标。
 
比如退出微信,将手机调成飞行模式,利用番茄工作法原则,为自己设置一段用来保持专注的完整时间。
 
尽可能保证自己的独立时间块,集中所有精力来完成重要的事情,保证自己不受其他事情的干扰。
 
3、增强时间管理的透明度
 
朋友丽莎曾和我抱怨,企业领导总是临时加塞工作,事情刚完成一半,马上又跑来找她临时查找一个数据,或是去打印文件,导致自己的常规工作总是无法按时完成。
 
后来,她开始尝试在每天下班前,主动向领导做工作报告,并在报告的最后,列出次日的工作计划,如上午需要花大约2小时进行费用提交,下午三点有和顾客的业务对接。
 
在此之后,领导会开始有意识地将工作当中的临时加塞,转变为有计划地提前安排,临时加工作的情况减少很多。
 
类似于这种,通过增强对时间管控的透明度,及时和身边的其他成员共享自己的时间管理计划,能够将对其他成员的影响降低到最小的同时,也能更好地保障自身工作的更好开展。
 
另一方面,各个岗位各司其职,时间方面难免发生碰撞,掌控自己时间规划的同事,主动去了解其他成员的时间安排也很有必要。
 
记得在FACEBOOK的企业总部,墙上印着这样一条标语:完成胜过完美。
 
深以为然。
 
不管是工作完不成,或是工作迟迟无法开始,归根结底,多都是时间精力的管控不足所造成,
 
而真正实现高效的人,其关键是始终拥有清晰的目标和策略,及时过滤掉“垃圾”,把时间花在“重点”。并对每个阶段的意义和目标都有清晰的理解,然后在目标的指引下,遵循步骤把工作落地。
 
最后,希翼大家能够远离低效率陷阱,把时间花在刀刃上,做一个高效率的职场人。
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