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九宫图分析法代替乌龟图,体系分析更有效!

时间:2021-10-22 15:21来源:未知 编辑:admin 点击:

◆ ◆ ◆ ◆

01 .

 

“过程方法”,是ISO9001质量管理体系七大原则之一,是组织高效实现其宗旨和目标的关键所在。

在以往对“过程”进行分析时,大多采用一种叫做“乌龟图”的方法,关注了:输入、输出、人员、设备、方法、绩效等六个方面。

 

 

 

 

1)过程是一组把输入转化为输出的活动。

在ISO9001标准推荐采用过程模式进行系统管理中,就是把组织的工作系统看作是由一个个过程组成的。

根据系统的定义,系统是一组相互关联和相互作用的要素。那么,大家把“过程”作为系统的“要素”组成系统进行管理。系统的要素有时叫系统的组成单元。所以,过程也就成了一个管理的单元。

这个单元可以用一个乌龟图来表示。乌龟身体(过程),头(过程的输出)可以作为另外一个乌龟(下一个过程)的尾巴(过程的输入)。这样,一个一个乌龟(过程)就组成了系统。利用这样的系统管理,效率和效益都高。

 

2)乌龟的身体是“过程”头、尾和四个脚分别是:

1、owner过程的主管,对该过程负责者。
2、resources资源。活动必须要的资源。包括人员、机器设备、工艺用材料
3、procedure程序。也就是操作方法、控制方法等。
4、KPI/PI关键指标/指标。用来衡量过程的有效性和效率。
5、input 尾。被加工的材料,或者接到加工的指令、要求等
6、output 头。过程的结果,产品(可能是半成品、零件、部件等)。

 

3)乌龟尾和四脚本身的质量,以及在过程中相互作用的质量,决定了乌龟头(过程输出)的质量。

最好针对以上五个因素,确定这些因素的PI,KPI,通过对它们的控制来确保乌龟头的质量。而不是通过检验乌龟头(产品)中KPI来控制过程。后者发现问题已经晚了。

4)有的地方乌龟的尾和四脚就用料、人、机、法、测量来表示。

 

5)有的把这个过程叫作业。

于是,就得到了一个作业成本管理的方法,利用作业成本管理有关的信息对作业进行管理。作业组成的更大一级系统,对这个系统的管理就叫作业管理。它是过程模式管理的细化管理方法。

6)凡是过程都应当有目标。但不是所有过程的目标都必须是可测量的。有的过程目标可以不加以测量。有的应当加以测量。测量的指标可以从以下六方面选择重要的加以考虑:

a)顾客满意度。它指的是内外顾客的满意度。可以定性测量:很满意、满意、一般、不满意,很不满意。如果遇到不满意和很不满意,应当查明原因,采取纠正措施,加以完善;

b)业绩。指过程的输出。一般定量测量。譬如,产量。

c)效率。指过程的投入和产出的比例。

d)成本。通常用所花人工工时、所消耗原材料等来衡量。包括由于返工率、报废率等引起的劣质成本。

e)周期。从接受订单到交付的时间。

f)过程能力。包括能力指数或其他测量过程能力的指标。

7)任命过程主管。

通常一个过程中的活动会涉及到不同的职能。为了协调好各个职能关系,应当把过程指定主要职能负责,任命一个过程主管。各个配合职能也必须指定一名代表,组成团队,共同负责该过程的设计、运作、监视和改进。不断提高过程能力满足顾客要求。只要这个过程存在,这个团队应当存在,不断实行PDCA的循环,把企业中核心过程的能力提高到行业的最高水平。

 

 

 

过程分析九宫格模板

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02 .

 

鉴于“过程分析九宫格”作为一张图表,要体现出简明扼要,这里将“相互顺序和作用”简化为“过程起点、终点及关键步骤”、将“职责和权限”简化为“过程的拥有者”。至于标准要求的“相互顺序和作用”及“职责和权限”就只能在过程的“成文信息”中再进行详细描述了。

下面,大家以“设计和开发”过程为例,实际应用一下“过程分析九宫格”:

 

 

 

过程分析九宫格示例

 

“过程分析九宫格”的应用方法如下:

 

1-“资源/设施”栏:
可以填写办公环境、机器设备、App系统、通讯设施等内容;

2-“过程的拥有者”栏:
填写该过程的负责人的“岗位名称”(人员会流动);

3-“人力资源”栏:
可以填写该过程的主责和协助人力资源、能力和培训等内容;

4-“输入”栏:
可以填写顾客要求、计划、文件、材料、工具等实际接收的内容;

5-“起点、终点及关键步骤”栏:
分别填写该过程的起点、终点和主要活动内容;

6-“输出”栏:
可以填写产品、服务、报告、活动证据等实际交付的内容;

7-“工作方法/程序”栏:
可以填写过程控制程序、引导书、工艺、规范等内容;

8-“风险和机遇”栏:
可以填写组织环境、顾客、竞争对手等变化所带来的不确定性;

9-“绩效指标”栏:
可以填写对过程有效性的测量,如薄弱点、关键参数等内容。

 

 

 

九宫格

 

“九宫格”代替“乌龟图”,不仅是对新标准要求的响应,更主要的是可以对过程的要素分析的更全面,可以帮助大家对所要管理的过程认识的更清晰。思路理清了,编写过程管理文件就可以更明晰和有条理;过程的实施起来也就更加顺畅和高效了。

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